Como se preparar para abrir um escritório de arquitetura?

Já ouviu aquela voz na mente dizendo: já estou pronto, quero abrir meu escritório de arquitetura! E agora? Por onde começo? Antes de assumir a escolha de criar o seu negócio é importante relembrar, que na vida as metas dependem de planejamento, capacitação, vontade de dar um salto saindo da zona de conforto e, principalmente, gostar de correr riscos em prol dos seus objetivos.

Os principais requisitos para quem vai assumir a transição de estudante ou profissional arquiteto empregado para dono do próprio negócio é ter metas estabelecidas, recursos a médio e longo prazo, saber gerenciar, administrar as finanças, compreender a linguagem jurídica dos contratos, construir a marca, investir em marketing e desenvolver relacionamento sólido com os clientes.

O tradicional roteiro de Plano de Negócios é um bom começo para avaliar o tamanho do escritório, segmento no qual vai se concentrar, quais projetos pretende assumir, potenciais clientes que quer atrair, que visão quer estabelecer e, principalmente, qual o valor de recurso disponível até a reversão do investimento e, consequentemente, o lucro.

Aos profissionais que estão dispostos a começar o próprio escritório de arquitetura, criamos uma espécie de guia orientador que trará um panorama geral sobre as etapas que você precisa saber para abrir seu escritório de arquitetura.

Conheça o passo a passo antes de abrir seu escritório de arquitetura

Estratégia

Crie um Plano de Negócios para convencer parceiros e investidores com serviços oferecidos, metas e objetivos, ou seja, como você enxerga a empresa em 5 ou 10 anos. Tenha uma identidade forte, um nome, uma marca que acompanhe as tendências de mercado.

Atualize-se

Mantenha seus conhecimentos atualizados nos principais softwares de design, renderizações, ferramentas colaborativas (BIM) e atualizações dos programas. Consulte mais informações em nosso conteúdo: As ferramentas digitais “na mira” dos arquitetos.

Relacionamentos

Troque informações com pessoas com as quais trabalhou para que eventuais menores projetos possam ser assumidos por seu escritório estabelecendo uma parceria com profissionais que já conhece. Crie relacionamentos com seus colegas depois que abrir seu escritório de arquitetura e mantenha esses laços.

Responsabilidades

Se começar sozinho terá de assumir as responsabilidades de administrador, design e todas as outras funções do escritório de arquitetura. Se tiver recursos, terá de contratar profissionais para os setores contábil, jurídico, RH e Marketing, além dos especialistas. Mas é possível iniciar com dois profissionais na linha de frente com responsabilidades compartilhadas.

Contatos

Tenha uma agenda atualizada de pessoas que pode se relacionar online através das redes de amigos e interessados ou crie eventos para atrair seu publico alvo através dos seus colegas. Construa novas redes por meio do contato com profissionais que admira e servem de referência profissional.

Portfólio

Em alguns casos, é melhor montar seu portfólio para depois pensar em projetos milionários. O cliente precisa saber que você tem potencial para assumir projetos maiores. A boa manutenção de sua rede de relacionamentos o ajudará nesse percurso.

Gerenciar tempo

Ao administrar o seu escritório de arquitetura, sua rotina não terá horário comercial. Por isso, gerenciar tempo é fundamental para que possa dividi-lo entre vida pessoal e profissional. É preciso saber determinar o tempo de cada projeto para que noites de sono sejam preservadas.

9 passos para abrir um escritório de arquitetura

1. Plano estratégico

Elabore um plano estratégico para o seu escritório de arquitetura. Este plano deverá constar todos os aspectos do seu negócio na perspectiva de crescimento. Esboçe quais ações serão gerenciadas com um panorama das suas finanças, qual forma serão atendidos os projetos, as linhas de divulgação com o marketing. Este plano pode ser alterado de acordo com o crescimento da sua empresa.
2. Localização

Você deve identificar qual é seu perfil e o recurso disponível. Um escritório de arquitetura pode ser feito num escritório home office, escritório virtual, alugar salas por hora ou comprar uma sala comercial.

3. Estrutura

Antes de montar uma sede, comece por uma alternativa cujo custo você saberá pelo tempo de uso. Faça uma rede colaborativa com engenheiros, designers, projetistas que operam no mesmo formato para economizar no primeiro ano do escritório. Sendo próprio ou não, o escritório vai exigir pequenas alterações ou reforma, mobiliário, equipamentos (estação de trabalho) e serviços, entre outros detalhes. Inclua a taxa de um software de modelagem com contrato mensal ou assinatura por um ano com atualizações automáticas.

4. Papelada

Avalie seu Imposto de Renda, o volume de negócios que pretende atingir, contratação de pessoal e possível registro, seguros, credenciamentos, certificações e etc.

5. Projetos e clientes

Identifique o foco do seu escritório de arquitetura na escolha do segmento e tipo de cliente que pretende atingir. Faça um mapeamento desses potenciais clientes através das ferramentas de automação de marketing e permaneça recolhendo dados demográficos, identificando cada perfil e mantendo relacionamentos com esses clientes. Lembre-se: utilize as redes sociais e deixe seu feed de notícias sempre atualizado.

6. Contratos

Um advogado pode ajudá-lo elaborando contratos, que preservem seus interesses, ao mesmo tempo, que possua cláusulas justas que auxiliam na construção de relacionamentos. Este passo deveria ser um capítulo a parte, porque num negócio nunca descuide da parte jurídica. Aqui vamos detalhar mais:
Contratos com colaboradores – Deve conter a responsabilidade de cada parte envolvida. Responsável por novos projetos em colaboração também devem oferecer suporte e distribuir a informação completa.

Contratos com o cliente – o contrato deve ser alterado com base no perfil do cliente (entidade privada ou pública), projeto tradicional ou apenas design, imprevistos que o cliente deve assumir durante o processo, incluindo levantamentos de solo, desenhos existentes, agendamento de reuniões, entre outros.

7. Avaliação de riscos no contrato

Determine serviços, prazos, pagamentos, tarefas de cada uma das partes, responsabilidade pelo projeto, quem fará a investigação e revisão de projeto, quais parceiros ou profissionais terão acesso ao contrato e deixe claro o padrão de atendimento sem jargões com promessas acima da capacidade do seu escritório de arquitetura. Estabeleça multas para se assegurar de não pagar pela omissão do seu cliente em alguma etapa do projeto. Adicione uma cláusula para negociação jurídica entre as partes na solução consensual de qualquer quebra de contrato e suspensão dos serviços com prazo de prévia notificação por atraso substancial no pagamento e responsabilidades por esse dano.

8. Contabilidade

Se está pronto para começar o seu escritório de arquitetura onde assumirá como proprietário realizando todas as tarefas, mesmo assim é importante possuir um contador para abrir a empresa e elaborar relatório atualizado das receitas, despesas, fluxo de caixa e impostos. Empresa precisa de registro junto aos órgãos competentes. Consulte plataformas de contabilidade, aplicativos e canais online de compartilhamento de projetos arquitetônicos para se basear também na experiência de terceiros. Fique de olho no tipo de Imposto de Renda. Determine prazo para deixar a lista de impostos devidamente em dia para não pagar multas. Avalie uma linha de crédito.

9. Marketing

O marketing é uma bússola estratégica para quem deseja começar seu escritório de arquitetura. Um marca forte, logotipo imponente com fonte, cor e padrão, valores da empresa bem definidos e um bom website farão você se diferenciar. Desenvolva mecanismos de atração de leads, faça materiais de divulgação para o seu mailling, crie conteúdos de qualidade, campanha nas redes sociais, anúncios, artigos, entre outras ferramentas. Defina os potenciais clientes através dos mapeamentos que o marketing pode fazer e foque na tendência da arquitetura que quer seguir. Manter um marketing consistente é fundamental para crescer.

Dicas de profissionais experientes para empreendedores de novos escritórios de arquitetura!

Parceira: Busque parceiros para inserir o nome da empresa em outros projetos e divida créditos
Time: No começo, muitos acumulam as funções administrativas e comerciais além da criação. Abra espaço no timing certo para outros profissionais.
Conhecimento: Acumule conhecimento contando com a experiência nos ambientes onde praticou a arquitetura e tenha maturidade para abrir caminhos sem queimar etapas.
Cresça: Não desperdice tanta energia concentrada nos primeiros anos, comece a implementar estrutura e agregue profissionais para crescer e receber benefícios de atuar com uma equipe pequena, mas coesa e de acordo com a cultura e a dinâmica do escritório.
Assuma riscos: No início assuma riscos e aceite ofertas talvez maiores, mas sempre buscando o fechamento das propostas.
Dedique-se: se você investe tempo e foco no seu trabalho, incentive seus parceiros e tenha liderança para conquistar pessoas conectadas com a cultura empresarial criada por você.
Divulgue: Sorte é algo que pode acontecer ou não! Por isso, invista em marketing e controle os resultados do seu negócio.
Qualidade: Além de concluir os trabalhos, o importante é executá-los com qualidade e ter a capacidade de criar e manter relacionamentos. Isto vai permitir seu crescimento.
Equilíbrio: É somente uma palavra que terá em mente na hora de estabelecer a carga horária de dedicação ao seu escritório de arquitetura levando em conta que você deve sempre estar disponível a todos os envolvidos.

Quanto vai custar para abrir meu próprio escritório de arquitetura?

De acordo com dados do Sebrae, as tabelas abaixo representam o investimento e o custo estimado para se abrir um escritório de arquitetura. É válido lembrar que arquitetos são criativos e conseguem projetar um escritório de baixo custo, usando os softwares básicos (AutoCad e Schektup), por exemplo e investir na marca com um trabalho paulatino de marketing.

Média de investimento inicial

De acordo com informações do Sebrae, um escritório de arquitetura com três profissionais vai exigir um investimento em torno de R$ 42.500,00 caso hajam os seguintes investimentos:

Reforma: R$ 10.000,00
Mobiliário e equipamentos: computadores, impressora, softwares): R$ 15.000,00
Despesas com abertura da empresa e procedimentos legais: R$ 2.500,00
Estoque inicial de suprimentos: R$ 2.000,00
Divulgação inicial: R$ 3.000,00
Despesas iniciais (um mês) com diversos (aluguel, contador, telefone, funcionários):
R$ 10.000,00

Custo Mensal

Despesas com transporte: R$ 300,00
Salários, Comissões e Encargos (auxiliar, projetista, arquiteto) – R$ 12.000,00
Tributos, Impostos, Contribuições e taxas – R$ 780,00
Agua, Luz, Telefone Internet – R$ 1.500,00
Assessoria Contábil – R$ 780,00
Propaganda e Publicidade da empresa – R$ 300,00
Aquisição de matéria prima e insumos – R$ 300,00
Manutenção das instalações – R$ 300,00
Limpeza – R$ 200,00
Manutenção de equipamentos – R$ 200,00
Aluguel e condomínio – R$ 2.500,00
Total – R$ 19.160,00

O Sebrae lembra, que esses dados são baseados em estimativas. É preciso que o arquiteto avalie a estrutura necessária, o tamanho da equipe se for contratar, qual enquadramento tributário, investimentos em softwares e marketing, entre outros aspectos. Nem é preciso dizer que reserva de recursos para possível imprevisto e capital de giro são requisitos básicos para se iniciar qualquer negócio.