Administrar o condomínio com transparência é essencial para que todas as relações e prestações de serviços do dia a dia dos condôminos aconteçam com tranquilidade.
Afinal, isso envolve o dinheiro de todos os moradores que pagam suas contas em dia e esperam por uma gestão de condomínio consciente.
A prestação de contas correta é um impasse constante que causa dúvidas, atritos e até insegurança entre os moradores.
Essa é uma tarefa prevista no Código Civil (artigo 1.348) que deve acontecer anualmente ou sempre que exigida pelas partes interessadas.
Por isso, separamos 6 dicas infalíveis que vão garantir uma prestação de contas detalhada, a contratação de serviços mais clara e a gestão de condomínio realmente transparente e acessível a todos!
1. Faça uma cotação justa. Analise com cuidado.
A regra é simples: busque pelo menos três opções de prestadores de serviços antes de fechar negócio!
Essa é uma abordagem básica para que você encontre um bom fornecedor e faça comparações justas quando os orçamentos forem apresentados.
Depois, apresente o orçamento na Assembleia e realize a aprovação com a ciência de todos.
Não priorize quem cobra menos! Nem sempre o menor preço atende às necessidades do seu condomínio. E mais: fique atento à qualidade dos serviços. Assim você conhece um pouco mais sobre a atuação das empresas cotadas antes de fechar negócio.
2. Informe todos os moradores.
Quando pagamos por um serviço, queremos saber para onde nosso dinheiro está indo, certo? Com os condôminos não seria diferente.
Muitos síndicos e empresas administradoras compartilham todas as informações sobre a contratação de serviços para uma atuação transparente.
Informe sobre os valores, o motivo, as especificações do serviço e o seu andamento.
Abuse dos meios tradicionais: afixe informativos no elevador, nos halls de circulação e nos quadros de avisos.
Mas torne a mensagem acessível a todos: informe os moradores por aplicativos de mensagens, e-mail ou outros meios de comunicação online.
Atenção à acessibilidade! Garanta que todos os moradores sejam devidamente informados. E não se esqueça de utilizar uma linguagem que seja compreensível por todos. Se preciso, explique os termos técnicos para evitar confusões!
3. Inclua o balanço das despesas no boleto do condomínio.
Apresentar o balanço das despesas do mês no boleto de pagamento do condomínio é uma boa ideia!
Mas certifique-se de que o boleto chegará ao condômino. Nem todos checam seus e-mails diariamente, por isso, consulte sobre a impressão desses documentos com a administradora.
É essencial que os demais documentos sobre a contratação de serviços estejam disponíveis nos arquivos da administração, de consulta fácil, para que qualquer morador os acesse a qualquer hora.
Não se esqueça! A desconfiança começa a surgir quando as informações são de difícil acesso.
Esses cuidados não deixam espaço para dúvidas e garantem que todos estejam na mesma página.
4. Realize reuniões periódicas abertas a todos.
Condomínios são entendidos pela legislação como empresas e, ao mesmo tempo, devem funcionar em um regime democrático. Incentive a participação de todos os moradores nas reuniões do Conselho e em Assembleias.
É papel do síndico possibilitar debates rápidos acerca das condutas, melhorias, reparos ou projetos no condomínio.
Então divulgue as datas referentes às reuniões do Conselho e faça desses espaços um local de acolhimento e escuta para todos.
Novas ideias e pontos de vista são sempre bem-vindos.
5. Fique atento ao papel do síndico.
O síndico é a fonte oficial de informações aos moradores e o representante legal do condomínio.
Esteja disposto a ouvir os moradores com atenção e sane as dúvidas de todos! Separe alguns momentos apenas para isso.
Quando você pratica uma atuação ética e aberta ao diálogo os condôminos tendem a ser mais transparentes quanto às condições do condomínio, ao mesmo passo que se tornam mais compreensivos.
Seus horários não batem com os dos moradores? Opte por um canal de comunicação online – regado à responsabilidade! – e guarde registros do que é discutido.
6. Mantenha um Código de Ética atualizado.
Muitas empresas de administração de condomínios estabelecem um código de ética que traça as obrigações e limites de atuação do síndico e da própria administradora.
Que tal fazer do “código de ética” a pauta da próxima Assembleia do seu condomínio?
Transparência, comunicação e boa administração
A transparência de informações leva a uma relação tranquila entre a administradora, o síndico e os moradores.
Se os condôminos reconhecem o bom trabalho, a administradora ganha com um bom posicionamento no mercado.
Coloque nossas dicas em ação para acabar de vez com a desconfiança dos moradores quanto à gestão, para melhorar as relações no condomínio e fazer com que os condôminos se interessem pelas decisões administrativas.
Tem alguma outra dica de ouro para os síndicos de plantão? Compartilhe-a conosco nos comentários! 😀
Deixar um comentário